5 pożądanych cech Szefa Biura Projektów

1. Wiedza ekspercka z obszaru zarządzania projektami

Szef Biura Projektów musi znać problematykę prowadzenia projektów na przyzwoitym poziomie. Dzięki temu będzie lepiej rozumiał problemy swoich podwładnych i lepiej nimi zarządzał. Ale uwaga: nie powinien osobiście prowadzić żadnych projektów jako kierownik projektu. Powinien się skupić całkowicie na wsparciu swojego zespołu z Biura Projektów.

2. Doświadczenie w zarządzaniu zasobami

Szef Biura Projektów niewątpliwie musi umieć zarządzać swoim zespołem. Musi wiedzieć, jak pomagać podległym kierownikom projektów w rozwoju ich kariery, musi znać i rozumieć procesy organizacji i być łącznikiem z kierownictwem organizacji. Bez praktyki w działaniu w powyższych obszarach może sobie nie poradzić z kierowaniem Biura Projektów, gdyż uczenie się nowych zadań z pewnością zabierze mu zbyt dużo czasu i jego działalność bieżąca bardzo na tym ucierpi.

3. Przywództwo

Szef Biura Projektów musi mieć świadomość, że od niego będzie często zależało podejmowanie trudnych decyzji, np. zmiana harmonogramu projektu, zatrzymanie projektu, renegocjowanie z klientem warunków umowy projektu. Tylko prawdziwy przywódca będzie w stanie wziąć na siebie odpowiedzialność za takie trudne przypadki. Nowicjusz na takim stanowisku raczej się nie sprawdzi.

4. Dobre układy w organizacji

Ta cecha jest przydatna szczególnie w sytuacjach podbramkowych, gdy potrzebny jest pilnie nowy zasób, który nie bierze bezpośrednio udziału w projekcie, a który może nam pomóc. Często dobre koneksje z osobami "decision-makers" są kluczowe dla projektu i funkcjonowania Biura Projektów.

5. Zdolności komunikacyjne

Szef Biura Projektów zdecydowanie nie może być osobą, która jest biegła jedynie w obsługiwaniu aplikacji wspierającej zarządzanie projektami. Szef taki musi stale komunikować się z kierownikami projektów, z kierownictwem organizacji, z dostawcami, z klientami zewnętrznymi  i wewnętrznymi, aby projekty szły w dobrym kierunku. Zła komunikacja jest jednym z najważniejszych czynników porażek projektów, stąd tak wysoka ranga wymagania zdolności komunikacyjnych u kierownika Biura Projektów.

Jak duże PSO?

Udało mi się ostatnio znaleźć raport z przeprowadzenia ankiety pod koniec roku 2008 przez firmę CA wśród 249 osób z 14 europejskich krajów na temat biur projektów (PMO – Project Management Office ). Wśród badanych krajów była też Polska.

Wyniki ankiety dotyczące wielkości biur projektów są następujące:

  • 43%: od 1 do 3 osób
  • 33%: od 4 do 7 osób
  • 25%: powyżej 7 osób

Wydawało by się, że biura projektów powinny być raczej bardziej liczne, a tymczasem niemal połowa biur projektów nie przekracza 3 osób. Sam znam jedno biuro projektów, które liczy 28 osób w firmie zatrudniającej 1200 osób.

Oczywiście nie ma reguły, która określałaby wielkość biura projektów w proporcji do wielkości organizacji lub jej wielkości budżetu. Biuro projektów ma po prostu spełniać założone dla niego cele, a jego wielkość jest sprawą drugorzędną.

Pełna treść raportu w języku angielskim jest tu:

http://www.ca.com/us/~/media/files/whitepapers/pmo_value_survey_225250.aspx

 

Copyright © 2016 FideaEffect Sp. z o.o. Wszystkie prawa zastrzeżone.

Mapa Strony

Ta strona używa plików Cookies. Dowiedz się więcej o celu ich używania i możliwości zmiany ustawień Cookies w przeglądarce. Aby dowiedzieć się więcej o ciasteczkach, przeczytaj naszą Politykę Prywatności.

Jeśli nie chcesz, by pliki cookies były zapisywane na Twoim dysku zmień ustawienia swojej przeglądarki.